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OA系统OA系统分析的OA办公自动化系统,他的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴：如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理等等，那么这些都是日常办公工作的处理范围。但是我们发现OA承载过多， 那到底办公自动化应该包含那些内容： 广义讲，对于提高我们日常工作效率的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为OA系统。 狭义上讲，OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统那么我们将怎么去选择OA呢 ，一套OA系统万元到几十万元不等，将用什么标准来选择我们公司需要的OA呢，公司内部员工有300多人，部门12个，电脑大约80台。不能盲目的去选择，很多人觉得朋友的公司的OA非常的好，直接移植，或直接按朋友公司的标准来做，但世纪上这是不可取。下面就是我总结的使用OA的十个误区。 误区一：自己开发 自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢。 OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好。而且开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。 误区二：功能越全越好 只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，有些功能不需要。 首先，容易造成功能闲置，系统空洞； 其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦； 再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大； 最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。 选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。 其实，就OA的功能来说，无论是冠群联想、用友、合强还是不知名的小公司， 80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。而OA的功能每增加10，价格至少会增加100300。 需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。 误区三：价格越贵越好 选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？ 判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己，而且价格越高，投入越大，负担越重，风险越高； 误区四：价格越低越好 价格低固然是好事，但是如果太低了就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？ 首先，质量问题。这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障； 其次，隐性成本。有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。 最后，服务问题。这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。 记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。 还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。 误区五：系统案例越多越好 在选择OA产品时单纯以软件产品的案例作为软件采购的标准，甚至唯一标准。然而这对于IT技术日新月异变化的软件来说，这个标准往往让你选到的恰恰是过时的产品，甚至于即将被淘汰的产品。一个最有说服力的例子就是，3年前出的笔记本电脑或电视机的案例肯定比今年新推出的笔记本电脑或电视机的案例多得多。可是3年前的电脑，3年前的电视机还有人要吗?同样，在移动OA领域，技术的进步更是日新月异，智能机和3G的引入就是最近一两年出现的，显然基于非智能机和非3G环境的设计在技术的先进性上已经落后但是案例必然比前者多。此外，前几年的第一代的移动OA采用的是短信技术，第二代移动OA采用的WAP技术，这种技术已经被淘汰，它们的案例也一定比刚刚发展起来的采用Web Service技术的第三代移动OA多的多，但是现在这种技术还有人使用吗？在技术的进步以指数级增长的今天，一味地追求案例多，只会选择到一个技术上即将被淘汰的产品。因此选用软件第三条准则就是：绝对不要以案例多作为选择软件的唯一标准。 误区六：系统应该完全符合单位的办公模式 如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：这样的系统价值在哪里？ 首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现； 其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式； 再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。 因为OA系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。 所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。 误区七：大企业开发的一定好 大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？ 首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念； 其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍； 再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件； 最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。 误区八：选一个OA软件来彻底改善管理 单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？ 首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行； 其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成； 再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。 所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。 误区九：一步到位，一劳永逸 一步到位就能一劳永逸么？ 首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中； 其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念日新月异，必须时刻更新； 再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。 任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。 误区十：好的OA系统并不需要什么服务 服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事？ 首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的； 其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会； 再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。 其实从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低，现在很多著名大企业都将IT服务外包，说明还是值得去做的。 总结来说，选择OA有5大标准，那就是理念先进，功能适用，使用方便，服务到位，价格合理。其中最重要的一点就是“适用”，买软件之前一定先好好的考察：公司为什么要用OA？公司用OA主要解决哪方面的问题？公司准备用这套OA解决几年内的问题？公司主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？公司能承受什么价格的OA。这些问题都要对各个部门做一些了解，把功能和需要分析出来，才能确定购买的范围，价钱，和厂家。
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