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oa办公系统实施方案 自OA(办公自动化)系统推出至今，已经在世界各地得到很广泛的应用。一个OA系统在实施之前需要制定一份切实可行的方案。那么，这个方案该如何制定呢?以下是整理的一篇范例，供大家参考，希望可以帮到大家。 一、OA系统解决方案介绍 OA系统，即办公自动化系统(OfficeAssistant简称OA)，它是一个集成了企业信息发布、公文与信息管理、公文处理、知识管理、内部通讯、协同办公等办公与管理应用功能一体的协同办公系统。 OA系统解决方案则是一个动态的概念与过程，即实施OA系统的方法与流程，随着计算机技术、网络技术和信息通信技术的发展，OA系统解决方案也在不断完善。 OA系统解决方案的实施，不仅帮助企业企业搭建起了一个信息资源管理平台、决策支持平台、及时信息交互平台、信息共享平台，同时也为企业建立起了一个协同办公平台，可以实现多人、多部门在同一时间、同一事件项目上的同时协同协作与配合，全面提升企业的协同办公能力，提升企业团队的协作配合水平，从而提升企业整体的战斗力，提高工作效率，为企业实现更大的经济效益。 现在，OA系统已经成为企业管理的第三大管理软件，也是企业信息化建设过程中的第一步，是企业发展必备的应用软件。 二、OA系统解决方案的需求分析 企业办公与管理现状： 随着企业经济的发展，规模不断扩大，企业内部结构越来越复杂，业务流程越来越繁琐，导致日常管理工作越来愈繁杂，传统的人工管理的效率已经赶不上信息更新的频率，同时由于管理体制缺乏规范性，导致传统管理模式和方法，效率越来越不能满足企业的需要，这主要体现为：业务流程、管理流程不规范，体系制度不健全，导致管理的混论;信息分散，手工统计、分析效率低，信息处理、汇报不及时，不能够为上层管理与决策提供有效的信息支撑;各部门的信息分散、共享性差，管理人员无法及时掌握部门或者企业经营状况，无法实现有效的团队协作，协同能力差等等，都成为企业办公与管理中的弊病，影响企业的整体经营效益。 OA系统解决方案的需求： 面对上述问题，实施OA系统解决方案能够为企业搭建一个信息共享平台，加速信息的传递、流转，实现信息的共享与交互，通过实施OA系统实现对企业管理结构的规范、业务管理流程的优化与简化，提升办公与管理的效率，降低成本，实现企业办公管理的无纸化。 具体说，企业对于OA系统解决方案的需求可以从以下几方面来分析： 1、高效的企业内外信息资源整合管理的需求 知识经济时代，企业内外部信息资源量越来越大，结构内容也越来越复杂，企业迫切需要一个实现高效的内外资源整合的信息平台，提升对信息资源的管理。 而OA系统正是一个能够对企业生产、市场需求、客户、销售、财务等内外部信息进行实施统计、管理的信息系统，可以有效消除企业信息孤岛现象。 2、灵活的业务流程优化整合的需求 信息科技的发展企业客户对于端对端的服务需求越来越普遍，员工的工作环境也越来越复杂，业务流程也越来越复杂、并缺乏统一的规范，所以需要一个灵活的业务流程优化整合平台，实现对日常办公、管理、业务的整合，减少不必要的环节，提升企业对客户需求的响应速度，实现管理流程的优化整合。 3、高效的协同管理工作平台的需求 企业对于搞笑的协同办公平台的需求，即是要求通过OA系统解决方案的实施，帮助企业实现对于企业经营管理中业务、生产、管理活动的随时的组织、部门之间地高效、有序可控、全程共享的沟通和事务处理，实现高效的协同办公。 4、有效的知识资产和企业文化管理需求 知识资产、企业文化成为无形资产中的重要部分，也是企业实力的重要体现。 OA系统能够对企业内外的知识资产进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，组织构建企业文化环境，提高员工的素质和技能、执行力和企业认同感。 市场上对OA系统解决方案的各种需求，体现了社会信息化的需求，同时也促进了OA系统不断完善与升级。 三、OA系统解决方案整体规划 乾元坤和OA系统解决方案对于系统管理模块的规划、设计、制定可以根据企业的管理需求进行统一定制开发，帮助企业实现全面的自动化办公，通常最基本的OA系统解决方案设计主要包括以下几部分：组织机构和组织管理构架设计、系统技术构架、办公体系设计、工作流程、OA系统解决方案实施责任人确定、OA系统功能扩展等。 1、OA系统中企业结构构架设计 乾元坤和OA系统解决方案可以根据企业的内部结构，针对企业的组织结构：部门、岗位和人员的设置，以及对各部门、各岗位职能，在OA系统中进行工作管理和权限分配的设置。 OA系统的这项功能是方便组织结构人员调动时，管理各个模块和权限，保证数据完整。 2、OA系统的技术构架的确定 OA系统的设计开发可以采用群件技术和Web技术相结合，提供B/S和C/S两种应用模式。 乾元坤和OA系统解决方案的用户可根据自身需求，选择合适的应用模式，方便分布式办公和移动办公。 3、OA系统的办公体系设计 乾元坤和OA系统解决方案可根据具体单位的情况设计工作流程和文件管理体系： (1)按需求设定工作流程：如自定义发文处理、收文处理等工作流程，方便各级主管及时掌控所管工作的情况。 (2)层次化文件管理模式：如文件可按照文件库、文件夹、文件、子文件四个层次组织，也可按照需求设置文件夹级别。 (3)提供多权限管理文件库功能，如文件库的权限包括管理者、编辑者、作者、读者四类，访问权限也可按照这四级确定。 (4)OA系统解决方案可实现文件夹格式自定义 OA系统解决方案根据具体需求，定制文件管理系统，其中文件中可存储文本、OFFICE文档、扫描文件、声音图片等任意文档。 (5)办公过程中所需的表单的定制设计 乾元坤和能够为企业提供多样化的规范化的报表、表单样板定制服务，OA系统解决方案中将根据企业业务需求，定义出各种格式的表单，以提供给OA系统各个子系统应用。 4、工作流程设计 OA系统解决方案实施后，管理员无需编程即可定义各项工作流程，处理工作事务。 乾元坤和OA系统流程定制服务包括：流程、环节、流向定制服务。 流程：对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库管理，创建新工作的人员等。 环节：定义流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等。 其中，办理方式可选择：编辑式、审批式、分发式;办理人员指：OA系统可选择具体的岗位或人员。 设定由上一环节制定，由文档某个域制定，提供办理某项事务的人员，办理权限设置(包括允许编辑文档、提意见、查看汇总意见、跟踪后续办理过程等权限)。 流向：OA系统可定义各个流程中的应用模式，强化工作流程管理。 其中自由流程指：OA系统提供自由流程应用模式，由办理人根据具体情况决定下一流程。 5、OA系统解决方案实施责任人 OA系统解决方案将协同办公集中到代办工作和在办工作两个窗口，在此各项工作分类，分出轻重缓急，确定工作事务责任人。 6、OA系统功能扩展 OA系统解决方案采用开放式体系，各个功能模块可独立实现，并具有标准接口，方便系统二次开发，客户也可自行二次开发，根据企新需求的提出，实现OA系统的功能模块的扩展。 四、OA系统解决方案具体实施 (一)OA系统解决方案具体可解决以下问题 1、系统同化，各业务间无缝连接。 2、系统智能化。 3、对企业管理现状分析透彻 (二)OA系统解决方案可实现的管理功能 1、及时内部通讯 电子邮件：使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。 在线短信：可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。 2、信息发布 电子公告：可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。 每个部门也可以建立自己的公告系统。 电子论坛：为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。 电子刊物：实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。 刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。 3、日常办公应用 网上审批：网上办理单位内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。 公文处理：实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。 收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。 发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。 工作监控：领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。 OA系统解决方案实施范围 4、文件管理 文件管理：文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。 文件库设置：可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理。 访问权限：提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全。 5、会议管理 提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括:计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。 会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。 6、机构管理 组织机构：对组织机构与人员进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述等。 权限划分：对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予，确定符合其职务要求的使用权限。 企业可按照实际情况完成以下设备管理：单位机构体系、人事结构的组成、职位的建立、职位的分配。 整个机构配置管理功能模块的特点，是引进了TreeView的概念，通过方便的树型结构导航图，轻松、直观地管理单位的部门体系、人事结构以及职位建立、分配。 (1)OA系统解决方案中对企业机构配置管理流程操作设计过程如下： 1、建立单位内部的机构体系，设置相应的部门。 2、在各部门中设置行应的职位，同时对职位指定相应的操作权限;用户可以在此指定一个职位，该职位具有系统管理权限，可维护与管理日常工作。 OA系统公文交换管理图示 3、输入各部门中的相应员工信息，上传员工的照片。 4、为员工分配相应的职位。 5、指定各部门的部门主管。 通过一定设置后，已有员工可登录进入系统。 (2)OA系统解决方案中部门机构设置方案： OA系统解决方案=通过公司体系结构设置可以设置公司的各级部门，从而形成公司的部门结构体系; 上级部门：由系统自动带出，如果在某一节点下新增部门，那该域的内容会自动显示为该节点的名称，只有在机构节点或者部门节点上才可新增部门; 部门名称：由用户自定义输入，表示将要增加部门的显示名称，该项输入是必须的; 部门主管：用户点击按钮，在人员选择窗口选择系统中现有人员(在职人员);如果选择为空，则代表该部门暂时没有设立主管，可在修改部门信息的时候再设立或更改; 部门职位设置： 每个部门都应该具有相应的职位。 在这里的职位主要是指，由用户自己设定一职位名称，然后从系统所有的功能模块中选择一个或多个模块赋予这个职位。 那么一旦拥有了这个职位就可使用该职位所包含的系统功能模块。 此版块的初始状态显示基本使用权限和管理权限设置，基本使用权限包括每个员工都具有的操作权限，管理权限设置是由管理人员针对具体职位所担任的相应角色，对其进行相应的权限设置。 (3)OA系统解决方案中岗位、人员及其职责设置方案： 通过人事结构的设置可在各部门下增加、修改、删除人员信息，从而方便地维护公司人事基本资料;具体可实现以下功能： 1、人员的新增 2、人员的编辑 3、人员的删除 5、OA系统解决方案能实现人员的调动/分配 7、OA系统的管理解析 OA系统解决方案实现对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、打印格式、统计定义等功能与模块进行管理与维护。 系统构架如图示： OA系统解决方案实施框架图 8、OA系统的辅助办公功能 物品管理：OA系统解决方案实现辅助办公功能，可公司企业登记办公用品信息、维护物品库存、查询可领用信息、领用申请和审批所需办公物品、检查物品发放与报损情况等功能。 车辆管理：OA系统解决方案实现提供车辆资料登记、网上实时查询车辆用车申请、审批等用车状态等功能。 资源管理：OA系统解决方案实现分类与登记单位内各类共享资源、查询资源使用状态、预约申请、审批、调度各项资源、网上管理资源等功能，并以此提高资源利用率。 图书管理：OA系统解决方案实现提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能 领导活动安排：OA系统解决方案实现提供领导活动计划的拟定与审批、日程安排的查询等功能。 点击打开链接 名片管理：OA系统解决方案实现提供名片信息的登记、管理与共享等功能，可自由设置私有名片和共享名片。 时刻表：OA系统解决方案提供各类时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表)发布与查询等功能。 信息采编：OA系统解决方案提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。 (三)OA系统解决方案办公管理的功能查询表： 五、OA系统解决方案实施效果 OA系统解决方案可以帮助企业实现异地办公、异地掌握组织内部工作进度和状况，及时处理工作内容。 OA系统解决方案的事实，实现了知识管理、制度化管理，使得优秀的员工的思想、经验和技术积累，转变成组织中共享资源，同时也避免了因人员流动导致工作脱节。 具体来说，OA系统的功能可实现： 自动化办公：这点对于工作地点较为分散的单位尤为明显，通过自动化办公可实现各个部门、各个级别横向、纵向工作流程自动化管理，提高工作效率。 高效工作检查：OA系统记录工作全程，掌握各部门工作办理状态，可实现工作监控，及时发现问题、解决问题。 明确工作职责：OA系统解决方案通过设置员工职责，权限，使得各个人员责任明确，落实到人，实现高效办公。 OA系统解决方案的实施方便领导有效和各级工作人员沟通：OA系统设置多种途径、多种方式操作方法，使得管理者可有效同各级人员保持快速沟通。
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