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1、1 办公 OA系统方案 一 协同 OA办公系统研发思想及设计原则 一 研发思想 我国发布实施 国家信息化发展战略 以来 经济建设得到了飞 速发展 企业作为国民经济的基本单元 其信息化应用水平是国家信 息化建设的关键 也是企业提高核心竞争力 与国际接轨的重要途径 随着电子政务的蓬勃兴起 各级政府 学校 企事业单位普遍已 经开始把提高审批效率 简化办事流程 推进网上审批作为电子政务 建设的重要内容 对于企业来说 在这个信息资讯不断爆炸的现代社会 拥有一套 整合企业内部和外部的各种人 财 物 信息资源 提升管理水平和 办公效率 增强企业竞争优势的办公自动化系统 显得更加重要 协同 OA办公自动化系统
2、 以高性能数据服务器和数据库管理系统 为核心平台 以现代网络通讯技术为依托 覆盖整个行业的信息系统 以达到各项处理工作系统化 规范化 科学化和现代化 二 设计原则 协同 OA办公自动化系统可充分考虑不同企业工作的差异性和特殊 性 可按照以下内容为项目的设计原则 确保企业应用需求得到满足 1 安全性 在计算机信息系统中 应用软件涉及到部门之间的公 文传递等 因此对数据库管理和应用方面 有较高的稳定性要求和安 全性要求 如信息的授权 保密 审批 监控等 2 灵活性 系统具备灵活性 适应管理数据的变更等要求 适应 各种情况 2 3 稳定性 性能稳定 响应速度快 技术平台先进 对硬件和网 络环境要求不
3、高 4 简易性 在用户使用方面 在保证各个功能完善和强大的基础 上 简化操作模式 迅速能让大家熟练进行应用操作 系统设置和后 续维护简单 对人员配备要求不高 二 协同 OA办公系统的应用价值 协同 OA融合了当前最流行的管理思想 即对工作流 信息流和 知识管理的规范管理和增值利用 为用户提供了一个先进 高效的信 息化工作平台 同时也降低管理成本 提高管理力度 对下属企业而 言 降低工作内耗 提高工作效率 可以从软件和硬件两个反面来体 现它的价值 一 软件方面 1 整合企业资源 通过网络技术将单位的人力资源 客户资源 知识资源 经验资源 硬件资源 制度资源 文化资源等集成在一个 平台上进行管理使
4、用 实现各种资源的互相促进和增值 创造发展的 最优环境 建立正规 科学 开放的制度和文化 保持行业协会旺盛 的生命力 保证行业协会健康持续发展 2 加快信息流通 下达的文件 通知 任务可以在几秒钟内同 时传达到相关人员 无任何中间环节 公司员工的意见和建议都可以 畅通无阻的直接反馈到最高领导层 便于及时发现问题 改进过程 下属企业可以在第一时间将企业工作情况和工作信息向上反映 还可 以在网上轻松 直接的发言 交流 大大加快了信息的流通速度 3 规范办公流程 建立起一个紧密 协调 可靠 简单的管理 机制 使办公流程变得规范 有序 消除信息传递中的阻塞 延误 失真 不但提高了工作效率 还能大大提升
5、工作执行力 领导层可以 3 清晰 准确的了解事件的倾向性以做出正确的决策 4 提高办事效率 有效协调各部门之间的协同工作问题 实现 高效协作办公 员工能够清晰的查看到当前负责的各项任务状态以合 理安排时间 可以快捷的在线发送文件 通知和留言 随时随地都能 够在系统中快捷的查看各种资料 调阅并打印出来 省却了为看一份 文件而到处寻找浪费掉的大量时间 二 硬件方面 1 节约企业资源 大大节约了企业的人力 物力 财力 通过 网络系统进行沟通协调 使不同地域的人集中在一起讨论办公 节约 了企业的有限资源 通过网络而不必再电话询问某个项目的进度 可 以节省大量时间 精力和电话费 可以免去比如诸如打印 分
6、发 打 电话 找人等诸多困扰 节约纸张 人力等办公成本 2 性能好 硬件配置要求不高 协同 OA办公系统集成了个人办 公 企业管理 实用办公工具 信息库 系统设定等几十个极具价值 的功能模块 具备智能流程设计 即时通讯 手机短信 office文 档在线编辑 公文套红 电子印章等特性 非常适用于企业的日常办 公 对用户硬件配置要求不高 并能普遍适用于多种操作系统之上 可最大限度保护企业在各方面的投入 极大的节省了用户的投资 三 协同 OA办公系统的模块设置 一 个人办公 个人办公提供个性化的工作界面 方便用户处理日常的工作事 务 1 个人设置 对一些信息进行个性化的定义 包括用户的个人资料 昵称
7、 头 像 菜单背景色 短信息提示音 系统登录修改密码设置等 4 2 首页自定义 根据用户各自需求以及习惯 选择系统主页的布局格式 以及展 示信息 提供对系统各项工作 资料 信息的直接显示和调用 3 菜单自定义 每个用户可以根据自己的需求 添加 排序 还原 隐藏 删除 编辑菜单 创建个性菜单而不影响其他用户系统菜单 4 菜单快捷组 定义好最常用的项目 实现快捷使用 5 个人通讯录 个人通讯录属于个人使用 只有自己可以管理和查看 6 常务安排 常务安排包括日程安排和日常事务以及今日常务 7 工作日志 工作日志属于个人日志工具 具有日志权限者 可以新建 编辑 和删除自己的 工作日志 和个人日志 只有
8、自己可以查看和维护 8 个人文档 方便用户存放和管理自己的文件 提供多层文件夹的建立 修改 和删除 文档查看 编辑 删除 共享 日志 二 企业管理 提供了极具价值的企业管理功能模块 规范企业对人 财 物 信息 流程等资源的管理 1 协作管理 协作区针对一项任务或者项目 临时组建一支团队进行任务的协 作执行 特别适用于针对多人员 多部门 多角色的任务协作 同时 再任务执行过程中 可以设定时间期限 任务的后台监控人员 即时 5 了解任务进展以及给予指导 任务过程中需要和产生的文档 任务 交流和协作过程中交流 建议的记录 2 流程管理 可实现对企业各种工作流程的定义 业务数据或公文都可以通过 表单
9、来体现 具体的工作处理体现为流程的流转 提供流程提交 表单填写 附件上传 流程审批 协办 委办 办理时间限制 流程 跟踪 流程图查看 流程到达提醒等强大功能 同时流程可以根据性 质进行类别划分 方便易用 集成office文档在线编辑 公文套红 手写签名 电子印章等 3 文档管理 文档管理包括个人文档 功能文档以及共享空间的文件和网络图 片 个人文档主要是用于自己查看或编辑的文档 公共文档主要用于 管理公司文件 设置文件夹的查看权限 管理权限 新建权限以及下 载权限 共享空间的文件和网络图片利于大家查看和下载 4 人事管理 人事管理主要包括人事档案管理 工资管理及员工工作动态管 理 5 资产管理
10、 包括固定资产参数设置 固定资产管理 固定资产查询 固定资 产折旧等 6 用品管理 办公用品管理包括入库管理 领用管理 批次管理以及办公用品 管理 7 车辆管理 对企业的车辆建立统一的信息库 并实时跟踪使用情况 包括车 6 辆使用申请提交和审批 车辆申请分类管理 车辆使用情况查询 车 辆维护记录添加和查询等功能 8 图书管理 包括图书类别管理 图书信息录入和图书查询等功能 建立一个 统一 完善的图书信息库 并及时跟踪图书的使用情况 9 会议管理 可以申请会议 并将自己已申请的会议按照待批会议 已准会议 进行中会议和未准会议分类列出 方便用户查询和管理自己的申请 同时被批准的申请具有短信提醒功能
11、 并使每个人能够清楚查看自己 需要参加会议情况 10 商务管理 商务管理主要包括客户管理 销售管理及供应商管理 11 计划管理 工作计划管理是提供给领导制订相应的工作计划 并设定发布范 围 范围内的人员可接收工作计划并查看详细内容 三 实用工具 提供多种实用的办公辅助工具 增强沟通和办事效率 使办公更 为便利 快捷 1 系统邮件 又分为内部邮件和Internet邮件 内部邮件分为收件箱 发件 箱 已发送邮件 写邮件 查询邮件和邮件箱管理 Internet邮箱 在进行相关设置后 便可登录到邮箱管理页面 2 系统短信 短信是其他消息传递的辅助手段 可以迅速的把消息即时 推送 给用户 避免事务处理的
12、延迟 短信又可分为 PC短消息和手机短信 7 包括短信编辑 发送 群发 查看 回复 搜索 短信源查看 短信 箱管理等功能 3 公司论坛 可对讨论区的主题 所属部门 发贴方式 开放范围等进行设定 用户可就某个主题进行发贴 回复 并可对帖子进行排列 查询 查 看精华帖子和积分榜等 4 在线人员 查看系统中所有在线的员工 并且可以直接为在线人员发送内部短 信和内部邮件 5 投票调查 可以通过系统发布在线投票调查 即时对内部管理以及这个计划征 求意见 提高意见的沟通 后台数据可以统计 提供决策数据 6 网络硬盘 网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内 容根据允许权限进行相关操作 7
13、图片管理 图片管理是针对图片进行浏览 下载 设置等操作 8 生日贺卡 生日贺卡是根据在个性设置 个人资料中填写的个人出生年月 来计算 由贺卡设置中设置的发送人向出生日期到来的人发送设置的贺 卡 9 使用向导 帮使用人员熟悉系统 10 快捷查询 方便快捷查询新闻 个人文档 公共文档 内部短信 内部邮件 8 客户 工作流 人力资源等信息 11 公共相册 将公司的各种图片资料归集到系统里面 方便员工查看 12 收藏夹 方便用户收藏和快捷打开自己关注的网页 分为个人收藏夹和公 共收藏夹 四 信息库 1 组织机构信息 可以查看本单位的单位信息和部门信息 2 人员信息 查看员工的信息及在线、RSS 资讯 资讯订阅就是免费的网络报纸 免费的竞争情报 看到你关注的 每日最新的最全的信息 同时可以将信息放置首页显示 满足领导层 每日关注新闻的需求 4 新闻发布 可编辑新闻并可与office组件进行集成 进行新闻的发布 修 改 删除 查询和评论等操作 查看新闻列表 包括标题 发布认 发布时间 点击次数 评论等 5 公告管理 用于管理公告通知的发布 6 公共通讯录 管理和查看企业的公共通讯薄 并可按联系人分组 姓氏索引 关键词查询等 7 我的助手 9 提供实用的信息以对企业的办公事务进行支持 包括电话区号 邮政编码 英汉查询 列车时刻 公交线路 法律法规 万年历 世 界时间等 五 系统管理
15、 系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置 通过系统管理 企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用 1 组织机构管理 建立单位和部门信息 并建立上下级部门关系 形成企业的组织 架构 在部门中添加 编辑用户信息 根据实际情况定义角色和权限 并赋给每位用户 使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操 作 保证企业的管理规范 2 角色权限管理 提供对角色的快速定义 并把系统内置的各种操作权限进行组合 分配给相应的角色 当某个用户被分配角色的时候 他就自动拥有了 角色所被定义的权限 3 印章管理 设置 word 文档的电子签章图片 管理图片的使用人员及权限 用户可以自制属于自己的公章图片 放入系统进
16、行个人文档的签名 4 界面设置 自定义登录界面 设置浏览器窗口标题 主界面设置 底部状态 栏置 登录界面图片设置等 5 菜单设置 为系统管理员提供一个自定义菜单的界面 使公司系统能够按照 需求和办公规划更改菜单的名称 以及根据公司的需要添加自定义模 块 挂接在系统中 可以 编辑 菜单名称 新建新菜单 新建下级 10 子菜单 更换功能模块 6 系统日志管理 提供对用户登录系统情况 访问量的统计 对系统的操作记录进 行查询和管理 7 系统资源管理 可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况 进行个人邮箱 个人文件柜的容量的限定 可删除指定时间段的旧短信 旧邮件 进 行资源回收 以便优化系统占用的空间
18、 64M内存 100M剩余硬盘空间 建议配置 奔腾1GCPU 256M内存 1G剩余硬盘空间 五 协同 OA办公系统的开发步骤 一 项目调研 11 对公司目前办公情况进行摸底调研 可采用问卷调查和直接访谈 等方式 掌握公司办公情况 了解公司需要什么样的一个办公系统 为下一阶段工作做好铺垫 二 项目设计 项目设计阶段也是本项目的核心部分 成功与否关键在于项目的 设计 双方需要详细沟通交流 认真考虑项目模块 多次循环模拟办 公 逐步完善设计方案 三 项目实施 对项目设计进行系统测试 充分挖掘系统的优缺点 找出不足 促使项目进一步完善 四 信息反馈及项目修订 收集项目实施阶段的反馈意见 并认真研究解决方案 加进修改 五 人员培训 确保项目设计完全符合公司办公要求时 对全体使用人员进行简 单操作培训 确保全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件 六 项目正式交付使用 交付自动化办公系统 在全公司正式使用 七 后期系统维护及升级 在约定时间内 对公司自动化办公系统进行维护及必要的升级
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